Godziny odwiedzin: jak je opisać, żeby rodziny nie musiały dzwonić

Najczęstsze pytania od rodzin dotyczą odwiedzin: od której, do której, czy w niedzielę też, gdzie zaparkować. Każde z nich zabiera personelowi kilka minut przy telefonie. Odpowiedź jest za każdym razem ta sama, więc warto ją spisać raz.

Spisz zasady na jednej stronie

Dobra kartka z zasadami odwiedzin odpowiada na pytania w kolejności, w jakiej rodzina je zadaje:

1. Godziny w dni powszednie i w weekendy, jeśli się różnią.
2. Święta: czy obowiązują inne godziny i gdzie rodzina znajdzie je przed świętem.
3. Pory, w których prosicie o niewchodzenie, na przykład posiłki albo cisza poobiednia. Napisz, dlaczego. Rodzina chętniej się dostosuje, gdy zna powód.
4. Dojazd i parking: adres wejścia dla gości i miejsce do zaparkowania.
5. Co zrobić przed wizytą: czy trzeba się umówić, czy wystarczy przyjść.
6. Kiedy odłożyć wizytę: na przykład przy przeziębieniu albo gorączce w rodzinie.
7. Z kim rozmawiać o sprawach opieki: imię i godziny dostępności osoby z personelu.

Każdy punkt to jedno albo dwa zdania. Jeśli zasada wymaga długiego tłumaczenia, warto ją uprościć.

Przykładowy tekst

Odwiedziny
Zapraszamy codziennie od [godzina] do [godzina]. W niedziele i święta od [godzina] do [godzina].
Między [godzina] a [godzina] mieszkańcy jedzą obiad. Prosimy wtedy o niewchodzenie do jadalni.
Wejście dla gości jest od [ulica / strona budynku]. Parking: [gdzie].
Jeśli ktoś z odwiedzających jest przeziębiony, prosimy przełożyć wizytę.
W sprawach opieki zapraszamy do rozmowy z [imię], [dni] w godzinach [godziny].

Godziny i miejsca w nawiasach wpisz dla swojego domu. Nie kopiuj cudzych zasad. Rodzina sprawdzi je przy pierwszej wizycie.

Ten sam tekst w każdym miejscu

Rodzina może szukać informacji na stronie domu, na tablicy przy wejściu albo przez telefon. Jeśli w tych trzech miejscach są różne godziny, zaufa tej, którą usłyszy od personelu. Wtedy telefony wracają.

Dlatego:

• trzymaj zasady w jednym pliku i z niego wklejaj tekst na stronę i na tablicę;
• przy każdej zmianie popraw wszystkie trzy miejsca tego samego dnia;
• daj osobom odbierającym telefon tę samą kartkę, którą widzą rodziny.

Zmiana godzin: uprzedź wcześniej

Gdy zmieniacie godziny, na przykład przed świętami, napisz to na stronie i na tablicy z wyprzedzeniem. Podaj datę, od kiedy obowiązują nowe godziny. Rodzina, która przyjechała z daleka i nie została wpuszczona, zapamięta to na długo.

Gdzie pomaga asystentka AI

Pytania o godziny i parking to rozmowy, które nie wymagają personelu. Bookito przygotowuje AIdę, asystentkę AI, która odpowie na nie Waszymi słowami, także gdy nikt nie może podejść do telefonu. Odpowiada tylko tym, co wpiszecie w panelu. Zapisz swój dom przed startem.

Najważniejsze w skrócie

• Spisz zasady odwiedzin na jednej stronie, w kolejności pytań rodziny.
• Podaj powód zasad, które ograniczają odwiedziny.
• Ten sam tekst wklej na stronę, na tablicę i daj osobom przy telefonie.
• Zmianę godzin ogłaszaj z wyprzedzeniem i z datą.